Verplichte registratie werkende vennoten/helpers
Sinds 1 juli 2024 is het verplicht om de werkende vennoten en de helpers binnen de bouw- en schoonmaaksector te registeren in de KBO. Voor de werkende vennoten en helpers die al actief waren vóór de inwerkingtreding van deze nieuwe verplichting, bestaat een overgangsperiode. De inschrijving in de KBO moet in hun geval vóór 31 december 2024 gebeuren.
De registratie gebeurt via de “My Enterprise”-applicatie (https://myenterprise.be/my_enterprise/) en is gratis. U hebt steeds de mogelijkheid om hiervoor een volmacht te verlenen aan een derde om de nodige registraties uit te voeren (bv. uw boekhouder). Zo’n volmacht kan alleen aan een natuurlijke persoon worden toegekend, niet aan een kantoor. De verplichting geldt dus voorlopig enkel voor de bouwsector en de schoonmaaksector. Bedoeld zijn de vennootschappen en eenmanszaken die werken in onroerende staat uitvoeren (= het bouwen, verbouwen, afwerken, inrichten, herstellen, onderhouden, reinigen en afbreken van uit hun aard onroerende goederen). De klassieke aannemer en onderaannemer (metselaar, dakbedekker, elektricien, stukadoor, …) behoren daar dus zeker toe, de bouwpromotor niet. Ook land- en tuinbouwactiviteiten zijn uitdrukkelijk uitgesloten. Een tuinaanlegger lijkt dan weer wel onder de scope te vallen. Vennootschappen uit voormelde sectoren moeten iedere werkende vennoot inschrijven. Dit zijn personen die:
- minstens 1 aandeel bezitten in de vennootschap;
- persoonlijk en werkelijk een activiteit uitoefenen binnen de vennootschap;
- niet als loontrekkenden worden aanzien op het moment van de uitoefening van de activiteit
In tegenstelling tot wat de term “werkende vennoot” zou doen vermoeden, geldt deze verplichting ook voor personen die de rol van mandataris (bestuurder, zaakvoerder, …) en werkende vennoot cumuleren! Of lees: de verplichting is niet alleen van toepassing op bedrijfsleiders 2de categorie, maar ook op bedrijfsleiders 1ste categorie (voor zover die laatste uiteraard aan de voormelde definitie van werkend vennoot voldoen).
Eenmanszaken uit voormelde sectoren moeten iedere helper inschrijven. Dit zijn personen die een zelfstandige in de uitoefening van zijn beroep bijstaan of vervangen, niet door een arbeidsovereenkomst verbonden zijn, en met uitzondering van:
- de meewerkende echtgeno(o)t(e);
- de toevallige helper die op onregelmatige basis en minder dan 90 dagen per jaar helpt;
- de student-helper die jonger is dan 20 jaar en niet-gehuwd is.
Welke info moet geregistreerd worden
- de naam, voornaam, het rijksregisternummer (of bisnummer) van de werkende vennoot/helper;
- de begindatum en, indien van toepassing, de einddatum van de activiteit
De inschrijving bij de KBO moet gebeuren vóór de aanvang van de activiteiten als werkende vennoot of als helper. Bij de stopzetting van diens activiteiten moeten de gegevens bij de KBO worden bijgewerkt binnen de 15 dagen volgend op de einddatum van de activiteiten.
Sanctie bij niet-naleving van de registratieplicht
Het RSVZ staat in voor de controle van de naleving van deze nieuwe verplichting. Bij niet-naleving van de inschrijvingsplicht of bij een foutieve inschrijving riskeren de betrokken vennootschappen of zelfstandigen een administratieve geldboete van 500,00 tot 4.000,00 euro per vastgestelde inbreuk. Die boetes kunnen zelfs tot 8.000,00 euro oplopen indien binnen het jaar een nieuwe inbreuk wordt vastgesteld. De bestuurders of zaakvoerders van vennootschappen zijn bovendien hoofdelijk aansprakelijk voor de betaling van deze geldboetes! Vóór begin 2025 worden nog geen boetes verwacht.
Bedoeling van de registratieplicht
De registratieplicht is ingevoerd door de Programmawet van 22 december 2023, vooral met het oog op een nieuwe controle- en inhoudingsplicht ten laste van professionele opdrachtgevers in de bouw- en schoonmaaksector. Naast de klassieke controle- en inhoudingsplicht m.b.t. RSZ-schulden en fiscale schulden, zullen die professionele opdrachtgevers in de toekomst ook moeten nagaan of hun aannemers geen sociale schulden hebben in het stelsel van de zelfstandigen en desgevallend 15% van de ontvangen facturen moeten inhouden.
Peter Vandewalle, jurist Decostere