Verlenging bewaringstermijnen boekhouding naar 10 jaar
Sinds 1 januari 2023 is de fiscale verjaringstermijn in geval van fraude opgetrokken van 7 naar 10 jaar. In functie daarvan werd de bewaringstermijn van uw boekhouding aangepast.
Van 7 jaar naar 10 jaar
De boekhoudregels zelf bepalen nog steeds dat de boekhoudplichtige ondernemingen hun boeken gedurende 7 jaar moeten bewaren, te rekenen vanaf de eerste januari
van het jaar dat op de afsluiting volgt. Tot voor kort liepen de fiscale regels vrijwel gelijk. De huidige verlenging betekent dat de documenten nu 10 jaar moeten worden bewaard, te tellen vanaf 1 januari van het jaar dat volgt. In praktijk komt u zo uit op bijna 11 jaar (Wet 20 november 2022, Titel 10. Conformiteit van de fiscale procedures aan de internationale standaarden).
Wat moet u bijhouden?
De bewaring heeft betrekking op de “boeken en bescheiden die nodig zijn om het bedrag van uw belastbare inkomsten te bepalen”. Het gaat dus niet enkel over de wettelijke boeken, de verantwoordingsstukken en de interne stukken. Het kan ook gaan over offertes, ontvangstbewijsboekjes en informaticatoepassingen.
Btw-plichtigen dienen ook de stukken in verband met intracommunautaire verwervingen, aankopen in het buitenland of uitvoerdocumenten te kunnen voorleggen. Vooral dat laatste verdient uw aandacht. Veel transporteurs sturen die info niet door aan de betrokken onderneming. Bij eventuele controle enkele jaren later, is het zeer moeilijk om de bewijsstukken dan nog vast te krijgen. Bepaalde transporteurs vermelden zelfs in hun algemene voorwaarden dat zij die stukken maar 1 jaar bijhouden. Als het bewijs van uitvoer ontbreekt, durft de controleur u de gewone btw van 21 % aan te rekenen met daarbij nog wat stevige boetes. Bij uitvoer zorgt u er dus best voor dat u tijdig alle bewijsstukken zelf in uw bezit heeft!
Soms nog langere bewaartermijnen voor btw: 15 of 25 jaar
Voor bepaalde investeringen – de btw-administratie spreekt over “bedrijfsmiddelen” – zijn er nog specifieke langere bewaartermijnen in functie van de
herzieningstermijnen.
Wie bijvoorbeeld als btw-plichtige investeert in een nieuw gebouw, zal de aftrekbare btw kunnen terugvragen op het moment van de investering. Wel engageert hij zich dan om dit gebouw 15 jaar te gebruiken voor zijn btw-plichtige activiteit. Als hij eerder stopt of het gebouw eerder verkoopt met registratierechten, moet een
aantal vijftienden van die btw “herzien” worden en dus terugbetaald worden. Voor die bedrijfsmiddelen is de bewaartermijn nog steeds 15 jaar.
Voor gebouwen waar geopteerd werd voor de verhuring met btw is de herzieningstermijn 25 jaar en moeten de documenten ruim 25 jaar bewaard blijven/
worden.
Wie niet beschikt over een grote zolder of droge kelder, kan ook alles digitaal bijhouden. Wel moet er digitale toegang zijn vanuit de zetel van de onderneming. Besteed ook aandacht aan de integriteit van de documenten: de informatie moet “onwijzigbaar” zijn. Een back-up bewaren op een veilige plaats is zeker geen overbodige luxe.
De langere bewaartermijn geldt v oor uw boekhouding vanaf 2022. De volledige boekhouding 2022 dient dus zeker tot 1 januari 2033 bewaard te worden.
Patrick Staes,
Fiscaal Adviseur