Forfaitaire vergoeding

In veel bedrijven wordt aan de werknemer of aan de bedrijfsleider een vergoeding toegekend voor de terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever. Het begrip “kosten eigen aan de werkgever” is nergens gedefinieerd maar vindt zijn oorsprong in één van de essentiële verplichtingen van de werkgever, namelijk de verplichting om aan de werknemer de voor de uitvoering van het werk nodige hulp, hulpmiddelen en materialen ter beschikking te stellen.

 

Het gevolg hiervan is dat kosten die een werknemer voor rekening van zijn werkgever maakt, of een bedrijfsleider voor zijn vennootschap, zoals o.a. transportkosten, kosten van logies en maaltijden ten laste van de werkgever, moeten worden terugbetaald door de werkgever. De vraag die zich in de praktijk dan meestal stelt is hoe de ten laste neming van deze kosten door de werkgever fiscaalrechtelijk en op het vlak van de sociale zekerheid dient te worden behandeld.

In principe niet belastbaar

Alle inkomsten die de werknemer verwerft uit arbeid in dienst van een werkgever (rechtstreeks of onrechtstreeks) vormen in principe een belastbare bezoldiging. De grote uitzondering hierop zijn de vergoedingen betaald door de werkgever aan de werknemer “tot terugbetaling van werkelijke uitgaven die aan de werkgever eigen zijn”.

Dit principe is expliciet verwoord in de fiscale wetgeving (artikel 31, eerste lid, 1° WIB 92 voor werknemers en artikel 32, tweede lid, 1° WIB 92 voor bedrijfsleiders): voor kosten eigen aan de werkgever bestaat voor de belastingplichtige een wettelijk vermoeden van onbelastbaarheid van de ontvangen bedragen. Dit betekent dat de werknemer in eerste instantie het gebruik van de sommen tegenover de fiscus niet moet wettigen. De fiscus moet bewijzen dat het om verdoken bezoldigingen gaat.

Wel vermelden op de loonfiche

De betaalde vergoedingen zijn geen belastbare bezoldigingen, maar moeten wel verplicht worden vermeld op de individuele fiches 281.10 en 281.20 van de betrokken werknemers of bedrijfsleiders en op de samenvattende opgaven (art. 57, 3 WIB 92). Zo niet riskeert de werkgever een aanslag in de geheime commissielonen van 309% op deze kosten.

Werkelijke kosten of forfaits

De werkgever heeft de keuze de beroepskosten ofwel op voorlegging van bewijsstukken terug te betalen ofwel dit via een forfaitaire vergoeding te doen. In beide gevallen moet het bedrag dat men toekent als “terugbetaling kosten” onderbouwd en verdedigbaar zijn. De laatste optie kan enkel indien de forfaitaire vergoeding in redelijke verhouding staat tot de reële beroepskosten. In de meeste gevallen wordt het gebruik van forfaits toegepast ter vereenvoudiging van de administratie en omdat in praktijk niet alle kosten steeds kunnen worden bewezen.

De fiscus heeft zelf een aantal forfaits in het leven geroepen die de werkgever kan toekennen aan zijn werknemer of bedrijfsleider, zonder dat die daarop wordt belast :

• voor de terugbetaling van binnenlandse of buitenlandse verblijfkosten tijdens dienstreizen.
• de kilometervergoeding die wordt terugbetaald wanneer een werknemer of bedrijfsleider zijn eigen wagen gebruikt voor beroepsmatige verplaatsingen. ( momenteel 0,3178 EUR per kilometer).

Andere forfaitaire vergoedingen zijn mogelijk indien ze worden vastgesteld overeenkomstig ernstige normen. Ook de RSZ heeft recent een lijst met terugbetaalde vergoedingen bekendgemaakt waarvan zij in bepaalde situaties en mits het naleven van een aantal voorwaarden een forfaitaire raming aanvaardt. Naast deze forfaits die uitgaan van de fiscus en de RSZ zelf, kan een werknemer andere kleine kosten hebben die kunnen doorgaan als kosten eigen aan de werkgever.

Immers personeelsleden en bedrijfsleiders moeten soms ook thuis werken of nemen werk mee naar huis om verder af te werken. Dan verbruiken zij elektriciteit en verwarming. Zij moeten een bureau inrichten en hebben wat kantoormateriaal nodig. Zij kunnen voor het werk de eigen telefoon en de internetaansluiting gebruiken. Ter dekking van al deze kosten kan de werkgever maandelijks forfaitair een bedrag toekennen, zodat de werknemer de kosten terugbetaald krijgt.

Ook bij het gebruik van een firmawagen moet de werknemer soms nog kleine kosten betalen: zelf betaalde wasbeurten, kleine parkeerkosten en het ter beschikking stellen van een garage of carport thuis om de auto netjes te stallen. Het kan ook gaan om een vergoeding voor het aankopen van vakliteratuur. Soms wil de werkgever zelfs tussenbeide komen in de kledij die het personeelslid moet kopen om te werken en klanten te bezoeken.

Bewijslast

Op het gebied van de RSZ is het voortaan de werkgever die moet bewijzen dat een onkostenvergoeding ook echte kosten dekt; de bewijslast ligt dus bij de werkgever. Vroeger lag de bewijslast bij de RSZ. De werkgever kan het bewijs leveren met alle bewijsmiddelen, met uitzondering van de eed. Deze nieuwe regeling is in werking getreden op 1 januari 2010 en geldt dus in principe alleen maar voor kostenvergoedingen die betaald worden aan werknemers, aangezien bedrijfsleidersbezoldigingen niet onderworpen zijn aan RSZ-bijdragen.



Ten overstaan van de fiscus draagt de werkgever een dubbele bewijslast: de werkgever dient het professionele karakter van de kosten aan te tonen alsook de realiteit van de uitgaven.



De fiscus moet het tegenbewijs leveren dat het om verdoken bezoldigingen gaat, door te wijzen op het onredelijke of niet verantwoorde karakter van deze vergoedingen, rekening houdend met de feitelijke gegevens die uit het dossier blijken. Hoewel de bewijslast niet bij de werknemer ligt, moet de werknemer het aannemelijk maken dat bepaalde kosten waarvoor die vergoedingen worden uitbetaald, werkelijk bestaan.

Praktisch

Het beroepsmatig karakter van de onkostenvergoeding moet dus in alle gevallen worden bewezen, ondanks het bestaan van forfaitaire vergoedingen. Daarom is voortaan het opmaken van een degelijk onderbouwd dossier met de nodige bewijsstukken een must geworden om een herkwalificatie van de forfaitaire onkostenvergoedingen in loon te vermijden.

Als methode zou men bijvoorbeeld de werknemers kunnen opdelen in verschillende categorieën (vb. arbeiders, bedienden, kaderleden en directie of bedrijfsleiders) waarvoor een aan de feiten aangepaste forfaitaire onkostenvergoeding wordt uitgewerkt. Vervolgens stelt men per categorie een lijst van de kosten op waarvan men meent dat ze voor die categorie van werknemers in aanmerking komen. Op elk van deze kosten kleeft men een bedrag, dat men vaststelt op basis van een steekproef. Men vraagt aan een betrokken werknemer gedurende twee of drie maanden om de verantwoordingsstukken van zijn kosten bij te houden, en op basis daarvan vult men de kostenstaat in. Deze laatste kan dan als basis dienen voor de bepaling van de hoogte van de kostenvergoeding.

Let wel, er mag geen sprake van dubbel gebruik zijn: kosten die worden terugbetaald kunnen niet nogmaals als kost in de vennootschap worden geboekt.



Op fiscaal vlak bestaat ook de mogelijkheid om het toekennen van een forfaitaire onkostenvergoeding ter goedkeuring voor te leggen aan de belastingadministratie om zo de werkgever en werknemer zekerheid te geven. De fiscus onderzoekt dit dan en geeft eventueel een formeel akkoord. Dergelijk akkoord kan worden gevraagd bij de lokale controlediensten of bij de rulingdienst te Brussel.  Er moet dan wel rekening mee worden gehouden dat de beslissing enkel bindend is op vlak van inkomstenbelasting, maar niet op vlak van RSZ.

Sanctie

Indien het bewijs niet kan worden geleverd, of indien de onderbouw als niet voldoende wordt beschouwd, is de fiscus gemachtigd vooreerst het toegekende bedrag te belasten als een bezoldiging in hoofde van de werknemer, en bovendien bij de werkgever de kosten te verwerpen, of zelfs een aanslag “geheime commissielonen” op te leggen. Immers, in dergelijke situatie is de toegekende kostenvergoeding niet correct opgenomen op de loonfiche. Het tarief van dergelijke aanslag bedraagt 309%. Bij gebrek aan bewijs kan de RSZ, op vraag van de bevoegde inspectiedienst, ambtshalve een bijkomende aangifte uitvoeren. In dit geval zal men sociale zekerheidsbijdragen moeten betalen. De RSZ kan daarbij zelfs drie jaar terug gaan in de tijd.

Besluit

Zowel de fiscus als de RSZ houden tegenwoordig bij hun controles de verantwoording van de terugbetaling van de kosten eigen aan de werkgever nauwlettend in het oog. De sancties zijn dan ook niet mals, en om verrassingen te vermijden, neemt men best de nodige maatregelen ter verantwoording van de terugbetaalde kosten. Het is dus in het vervolg aan de werkgever om aan te tonen dat de onkostenvergoeding wel degelijk een vergoeding voor werkelijke kosten is.