BTW-aftrek bedrijfswagens

Tot eind 2012 was de BTW op bedrijfswagens (personenwagens en daarmee gelijkgestelde lichte vrachtwagens), en op de daarbij horende goederen en diensten (onderhoud en herstelling, brandstof, huur, toebehoren enz.) voor de helft aftrekbaar. Het was een algemeen bekende regel, die vlot toepasbaar was bij de verwerking van de boekhouding en de daarbij gehanteerde software.

Vanaf 2013 is deze BTW-aftrek van 50% niet meer evident.  De aftrek kan nog steeds maximaal 50% zijn, maar eventueel ook minder. Bovendien kan de vaststelling en de eventuele controle op deze BTW-aftrek leiden tot een zware administratieve last.

In deze bijdrage gaan wij na hoe de BTW-aftrek voortaan moet vastgesteld worden in het meest courante geval, met name dat van de bedrijfswagen  waar er een privégebruik is, waarbij de gebruiker van de wagen geen vergoeding betaalt voor het privégebruik. Alles draait hierbij rond het privégebruik, waarin ook het woon-werkverkeer is begrepen.  Dit kan worden vastgesteld volgens 3 methoden.

 

Methode 1: bijhouden van een rittenadministratie

Er wordt per bedrijfswagen een rittenadministratie bijgehouden op manuele wijze (rittenboekje of softwareprogramma) of geautomatiseerde wijze (aangepast GPS-systeem). Dit impliceert het bijhouden van de dagelijkse verplaatsingen voor beroepsdoeleinden: datum van de rit, beginadres, eindadres, afgelegde kilometers per rit, totaal afgelegde kilometers per dag. Daarnaast dient de kilometerstand bij begin en einde van het boekjaar te worden geregistreerd.

Op basis van die gegevens wordt het percentage privégebruik - beroepsgebruik vastgelegd. De BTW-aftrek wordt dan beperkt tot het percentage beroepsgebruik, met een maximum van 50%.

 

Methode 2: vereenvoudigde methode voor de berekening van het privégebruik

Voor wie geen rittenadministratie wil bijhouden, is er een vereenvoudigde methode om per bedrijfswagen het privégebruik te bepalen, en dit volgens de hiernavolgende formule.

%  Privé  =  ( afstand woon-werk x 2 x 200) + 6.000 km     x 100

                             afgelegde kilometers per kalender jaar

%  Beroep = 100,00% - % privé

2 = heen en terug

200 = forfaitair bepaald aantal effectief gepresteerde werkdagen

6.000 km : forfaitair bepaalde overige privékilometers per kalenderjaar

Het percentage beroepsgebruik geeft het percentage der BTW-aftrek aan, evenwel beperkt tot 50%.

Methode 1 en methode 2 mogen gecombineerd worden toegepast over de verschillende bedrijfswagens.

 

Methode 3: algemeen forfait

Bij wijze van proef mag men het beroepsgebruik vastleggen op 35%, op voorwaarde dat de belastingplichtige beschikt over minimaal 4 bedrijfswagens. Dit impliceert dat de BTW-aftrek dan ook wordt beperkt tot 35%.

Indien men opteert voor deze vereenvoudigde methode, moet ze worden toegepast voor alle (aangekochte of gehuurde) bedrijfswagens van de onderneming.  Een combinatie met methode 1 of methode 2 is niet mogelijk.  Binnen een BTW-eenheid geldt ze voor alle leden.  Deze forfaitaire methode moet worden toegepast gedurende een periode die eindigt op 31 december van het derde jaar, volgend op het jaar waarin ze voor het eerst werd toegepast.

Jaarlijkse herziening

Bij toepassing van methodes 1 of 2 gebeurt de berekening van de BTW-aftrek steeds in twee stappen.

In het eerste jaar (2013) moet het privégebruik worden geschat.

Pas na verloop van het eerste jaar kan de verhouding privégebruik - beroepsgebruik definitief worden vastgesteld.  Wanneer deze verhouding afwijkt van de toegepaste schatting bij het begin van het jaar, moet de in 2013 toegepaste BTW-aftrek worden herzien uiterlijk in de BTW-aangifte in te dienen tegen 20 april 2014.

Het werkelijk vastgestelde percentage beroepsgebruik van het jaar 2013, met een maximum van 50%, geldt dan als voorlopige aftrek voor het jaar 2014. En zo gaat het elk jaar verder.

Voor de gekochte bedrijfswagens dient tijdens de eerste vijf jaren (het zogenaamde “herzieningstijdvak”) jaarlijks een herziening te gebeuren van de afgetrokken BTW bij aankoop indien het percentage beroepsgebruik afwijkt van hetgeen werd afgetrokken bij aanschaffing van de wagen.

 

Globaal gemiddeld aftrekpercentage bij gebruik van meerdere bedrijfswagens

Bij toepassing van methodes 1 of 2 mag men een globaal gemiddeld aftrekpercentage toepassen voor alle bedrijfswagens.

Eerst wordt de verhouding privégebruik - beroepsgebruik per wagen bepaald.  Deze percentages worden nadien opgeteld en gedeeld door het aantal wagens. Dit gemiddeld percentage kan dan op alle bedrijfswagens worden toegepast.

 

Geen BTW meer verschuldigd op voordeel van alle aard

Deze nieuwe regeling tot vaststelling van het privégebruik van bedrijfswagens houdt ook in dat niet langer BTW verschuldigd is op de voordelen van alle aard die worden belast op het niveau van de Directe Belastingen. De BTW-aftrek wordt voortaan immers onmiddellijk beperkt tot het beroepsgebruik.

Algemene regeling voor bedrijfsmiddelen met gemengd gebruik beroep-privé

De hiervoor vermelde nieuwe regeling voor BTW-aftrek op bedrijfswagens kadert in een meer algemene regeling voor BTW-aftrek voor gemengd gebruikte bedrijfsmiddelen (woningen, laptops, gsm’s). Over de regeling voor bedrijfsmiddelen, andere dan bedrijfswagens, volgt later meer in een aparte bijdrage.

Ook het geval van bedrijfswagens, waarbij de gebruiker een vergoeding betaalt voor het privégebruik, komt later aan bod.

Besluit

Deze nieuwe regeling voor BTW-aftrek op bedrijfswagens is slecht nieuws voor de belastingplichtige.

De aftrek van 50% is niet langer evident. Een maximale aftrek van 50% is nog steeds mogelijk, maar dit vereist toch een bijkomende administratieve last.

De zogenaamde methode 1 is moeilijk werkbaar. Stelt u zich voor om dag na dag uw beroepsmatige verplaatsingen te noteren … Dit vergt een zware administratieve inspanning, tenzij het op geautomatiseerde wijze gebeurt.

De zogenaamde methode 3 is vlot hanteerbaar voor wie over vier bedrijfswagens beschikt, maar betekent wel een daling van de aftrek van 50% naar 35% …

De zogenaamde methode 2 zal vermoedelijk het populairst zijn. In heel wat gevallen zal zij ook leiden tot een effectieve aftrek van 50% der BTW op bedrijfswagens. Een gebruiker die zeer dicht bij zijn werk woont (en bijgevolg weinig of geen woon-werkverkeer moet in rekening brengen) en jaarlijks minstens 12.000 kilometer rijdt met zijn bedrijfswagen, komt uit op een aftrek van (ongeveer) 50% …