De registratie van de ultimate beneficial owners of UBO(’s) is een Europese verplichting in de strijd tegen terrorisme en witwassen en moet aanduiden wie in een organisatie zeggenschap of eigendomsrecht heeft. De verplichting tot registratie bestond al sinds eind 2019, maar werd nooit echt gesanctioneerd. De fiscus hanteerde een gedoogbeleid en bedrijven die niet in regel waren kregen hoogstens een herinneringsbrief met aandrang tot registratie.

Sinds de start van het schooljaar op 1 september 2021 neemt de fiscus de verplichting aux sérieux: elke Belgische vennootschap, VZW of stichting die haar UBO’s niet (correct) heeft geregistreerd en/of gedocumenteerd, dreigt tegen een administratieve boete aan te lopen.



Eerst zal u aangemaand worden met een herinneringsbrief (in zoverre dit nog niet is gebeurd). Als u zich dan nog niet in regel stelt, volgt een boete. De boetes zijn niet mals, gaande van 250 tot wel 50.000 euro.



Breng dit dus tijdig in orde.

Registratie

Via het MyMinfin-portaal kunt u als bestuurder via uw eID, de Itsme-app of een andere digitale sleutel inloggen op het UBO-register en de registratie- & documentatieplicht vervullen. U dient “elk document toe te voegen dat aantoont dat de informatie over de UBO’s in het register adequaat, nauwkeurig en actueel is”. Een exhaustieve lijst geeft de fiscus niet. U moet dus zelf een beoordeling maken en kiezen welke stavingsstukken u in de strijd werpt (bv. oprichtingsakte, akte statutenwijziging, copy aandelenregister, getekende aanwezigheidslijst van een algemene vergadering, …). Daarnaast moet u de registratie elk jaar bevestigen. Bovendien moet u elke wijziging van een UBO binnen de maand registreren in het UBO-register.

Indien u wenst, kunnen wij de registratie voor u verzorgen. Ook voor vragen inzake de registratie en documentatie kan u gerust contact opnemen met onze medewerkers. Dan helpen wij u graag verder.