Meldingsplicht kostendelende vereniging

Een kostendelende vereniging of zelfstandige groepering is een groepering van natuurlijke- of rechtspersonen, al dan niet met rechtspersoonlijkheid, opgericht met het oog op een daling van de beheers- en exploitatiekosten. Deze vereniging laat toe om vrijgestelde en niet-belastingplichtigen bepaalde kosten gemeenschappelijk te groeperen, zonder dat dit een meerkost betekent aan niet-aftrekbare BTW en waarbij een betere kostenbeheersing kan worden gerealiseerd.

Concreet wordt met een kostendelende vereniging de structuur bedoeld waarbij een afzonderlijke entiteit, al dan niet met rechtspersoonlijkheid verschillende diensten die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de vrijgestelde activiteiten van de leden vrij van BTW aan de leden kan doorrekenen. Dit betreft bijvoorbeeld de gemeenschappelijke medische secretaresse die voor verschillende doktersvennootschappen wordt ingezet, maar die ten laste is van één entiteit.

Het stelsel van de kostendelende vereniging is enkel van toepassing op diensten en niet voor de levering van goederen. Bijgevolg is de levering van goederen altijd onderworpen aan BTW, zoals de gezamenlijke aankoop van bureaumateriaal. Een uitzondering op dit principe is de levering van goederen die noodzakelijk en duidelijk bijkomstig zijn in het kader van de dienstverlening.

Voorwaarden

De zelfstandige groepering kan de vorm aannemen van een vereniging met rechtspersoonlijkheid, zoals een VZW, ofwel een vereniging zonder rechtspersoonlijkheid, zoals een feitelijke vereniging. In tegenstelling tot vroeger kan de kostendelende vereniging niet langer in onverdeeldheid bestaan. Indien de vereniging geen rechtspersoonlijkheid bezit, moet ze onder een eigen benaming als afzonderlijke vereniging of groepering tegenover haar leden en tegenover derden optreden.

In het laatste geval is eveneens vereist dat de vereniging een eigen boekhouding voert. Daarnaast moeten de oprichtende leden ook een samenwerkingsovereenkomst sluiten die minstens de volgende vermeldingen omvat:

• Gedetailleerde omschrijving van de activiteiten en de werking van de groepering omschrijft
• Vermelding welk lid instaat voor het naleven van de BTW-verplichtingen in hoofde van de kostendelende vereniging en wie als beheerder van de groepering optreedt;
• Adres van de groepering en plaats waar de boeken worden bewaard;
• Identiteitsgegevens en werkregime van het gemeenschappelijke personeel.

De leden van de kostendelende vereniging moeten overwegend vrijgestelde of niet-belastingplichtigen zijn. De vrijgestelde of niet-BTW plichtige activiteiten moeten daarbij minstens 50% van de omzet uitmaken.  Er is niet langer vereist dat de leden deel uitmaken van eenzelfde financiële, economische, professionele of sociale groepering. Zowel natuurlijke als rechtspersonen kunnen deel uitmaken van de kostendelende vereniging, en een aandelenverhouding is niet vereist.

De vrijstelling van BTW is slechts van toepassing op de diensten die de zelfstandige groepering verricht voor haar leden wanneer deze direct toewijsbaar zijn aan de vrijgestelde of niet-BTW plichtige activiteiten. Diensten die niet direct toewijsbaar zijn aan deze activiteiten, moeten met BTW worden doorgerekend, waardoor de zelfstandige groepering een gemengde BTW-belastingplichtige wordt.

In tegenstelling tot vroeger mag de zelfstandige groepering ook diensten verrichten aan niet – leden. De vergoeding van de niet – leden mag maximaal 50% van de totale ontvangsten van de kostendelende vereniging uitmaken en is bovendien altijd aan BTW onderworpen.

Handelingen verricht voor de leden op basis van art. 44, §2bis, 1e lid, 2°[1] blijven vrijgesteld van BTW zolang deze meer dan 50% van alle diensten van de zelfstandige groepering uitmaken. In het geval waarbij de vrijgestelde medische of paramedische activiteit volledig in een professionele vennootschap is ingebracht, waarbij de professionele vennootschap bepaalde kosten zal delen met andere ondernemingen, zal er veelal geen sprake zijn van een kostendelende vereniging. Door de professionele activiteit zal de doorrekening van de diensten immers veelal minder dan 50% van het totaal van de diensten uitmaken. In dat geval kan dan ook geen toepassing gemaakt worden van art. 44, §2bis, 1e lid, 2° en is elk bestanddeel van de dienstverlening aan de BTW onderworpen volgens haar eigen BTW-regime.

Daarbij mag de zelfstandige groepering geen winstmarge nemen op de verleende diensten; de vergoeding mag enkel de terugbetaling vertegenwoordigen van het aandeel van het lid in de gedane gezamenlijke uitgaven. Indien een juiste doorrekening niet mogelijk is, dient een zo juist mogelijke raming voor elk lid gemaakt te worden op basis van relevante criteria zoals de omzet van de leden.

Als laatste voorwaarde geldt dat de vrijstellingsregeling voor kostendelende verenigingen niet mag leiden tot concurrentieverstoring. Wat precies onder concurrentieverstoring valt, is een feitenkwestie en dient per individueel geval beoordeeld te worden.

Meldingsplicht

De wetswijziging impliceert dat zowel bestaande als nieuwe kostendelende verenigingen zich verplicht binnen de maand moeten aanmelden bij het lokale BTW-controlekantoor. De administratie aanvaardt echter voor reeds bestaande kostendelende verenigingen dat de kennisgeving moet gebeuren voor 31/03/2017.

De kennisgeving omvat:

• De benaming, adres en ondernemingsnummer van de kostendelende vereniging (zelfstandige groepering);
• Indien de kostendelende vereniging geen rechtspersoonlijkheid heeft: een kopie van de samenwerkingsovereenkomst;
• Aard en datum van aanvang van de activiteiten;
• Ledenlijst met de benaming, adres en ondernemingsnummer van de onderneming en het adres van de administratieve hoofdzetel.

Indien de kostendelende vereniging een gemengde belastingplichtige is, moet de kennisgeving gebeuren a.d.h.v. een formulier 604A (kennisgeving aanvang belastingplicht), vergezeld van een ledenlijst.

Kleine ondernemingsregeling

Indien de structuur niet voldoet aan de voorwaarden van de kostendelende vereniging, dan is elk bestanddeel van de dienstverlening aan de BTW onderworpen volgens haar eigen BTW – regime. In dat geval moet er bijgevolg BTW aangerekend worden, die voor de vrijgestelde afnemer niet – aftrekbaar is.

Indien de totaliteit van de dienstverlening minder dan € 25.000,00 op jaarbasis bedraagt, dan kan de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen aangevraagd worden. In dat geval zal de onderneming de diensten en goederen steeds vrij van BTW kunnen verstrekken.

 

[1] Art. 44, §2bis, 1e lid, 2° W.BTW bevat de voorwaarden waaraan moet voldaan zijn om diensten vrij van btw aan de leden te verstrekken in het kader van een kostendelende vereniging.