Klokkenluiderswet - uw verplichtingen tegen 17 december

De wet die de Europese klokkenluidersrichtlijn vertaalt in Belgische wetgeving voor privébedrijven, bepaalt dat organisaties een (intern) meldingssysteem moeten opzetten om wantoestanden binnen de onderneming aan het licht te brengen.

Deze wet trad voor organisaties vanaf 250 werknemers op 15 februari 2023 al in werking, maar voor juridische entiteiten met 50 tot 249 werknemers nadert de deadline van 17 december 2023.

De klokkenluiderswet in een notendop

Onder de term "klokkenluider" of "whistleblower" wordt verstaan: een persoon die frauduleus of onwettig gedrag aan het licht brengt in zijn of haar (voormalige) organisatie. 

De klokkenluider kan dus een (ex-)werknemer, sollicitant, stagiair, zelfstandige werknemer, aandeelhouder zijn, maar ook iemand die werkt onder toezicht en leiding van (onder-)aannemers en leveranciers, ...

Wanneer een klokkenluider een inbreuk op regelgeving in gebieden zoals overheidsopdrachten, financiële diensten, milieubescherming, volksgezondheid, etc. meldt, geniet hij onder concrete voorwaarden ook van bescherming tegen negatieve maatregelen in de breedste zin van het woord.

Denk hierbij aan ontslagbescherming, schorsing, degradatie, discriminatie of nadelige behandeling, vroegtijdige beëindiging of opzegging van een contract voor levering goederen of diensten, etc.

De beschermingsmaatregelen gelden ook voor al diegenen die verbonden zijn met de melders, bijvoorbeeld collega’s of familieleden of personen die de melder bijstaan.

Als een onderneming dan toch een represaille neemt ten aanzien van de melder, kan hij of zij een schadevergoeding eisen.

Interne en externe meldingskanalen

De wet legt een verplichting op voor organisaties en de overheid om meldingskanalen te installeren die voldoen aan de vereisten om de vertrouwelijkheid (anonimiteit) van de identiteit van de melder en de onpartijdige opvolging van een melding te garanderen. 

Klokkenluiders moeten hun meldingen schriftelijk (bv. online via een invulformulier, per post in een fysieke postbus, ...) of mondeling (bv. telefonisch of persoonlijk), op een vertrouwelijke manier kenbaar kunnen maken. Dit via een intern of extern uitbesteed kanaal. 

De externe instanties die optreden als bevoegde autoriteit voor het ontvangen van externe meldingen over specifieke inbreuken, zijn voornamelijk diverse Federale overheidsdiensten en andere overheidsinstanties, waaronder de RIZIV, RVA, RSZ en SIOD. 

In uitzonderlijke gevallen, als er geen intern kanaal is of als er geen gevolgd wordt gegeven aan een externe melding, kan de melder ervoor kiezen om de melding openbaar te maken.

"Beter hard geblazen dan de mond verbrand"

Elke juridische entiteit met minstens 50 werknemers moet tegen 17 december 2023 aan de volgende punten voldoen:

• Opzetten van een intern meldingskanaal en register waarbij meldingen kunnen bijgehouden worden.
• Toewijzen van een (onafhankelijke) meldingsbeheerder, bijvoorbeeld HR.
• Lanceren van een intern klokkenluidersbeleid. Dit kan een interne policy zijn.
   

U heeft nog tijd tot uiterlijk 17 december 2023 om een meldingskanaal met bijhorende procedure te implementeren. 

Wij kunnen u adviseren en bijstaan bij de invoering van een meldingskanaal in uw onderneming. Neem gerust contact op via HR@decostere.be