Keuze woonplaats bestuurder

Het is een gevestigde praktijk om als bestuurder van een vennootschap en/of vereniging uw privéadres mee op te nemen in de publiek consulteerbare jaarrekening en/of in het Belgisch Staatsblad. Derden moeten immers weten op welk adres zij u kunnen aanschrijven voor zaken die te maken hebben met uw bestuursmandaat.

Uw privéadres als professionele postbus gebruiken kan storend zijn. Bovendien wilt u om privacyredenen niet dat iedereen zomaar uw privéadres kan consulteren in enkele muisklikken.

De wetgever heeft dit ook erkend. Het wetboek van vennootschappen en verenigingen (“WVV”) voorziet daarom in een oplossing. Als bestuurder kan u nu kiezen om uw (professionele) woonplaats te nemen op de zetel van de rechtspersoon waar u bestuurder bent, en dit voor alle materies die aan de uitoefening van uw mandaat raken. Dus geen professionele post meer thuis in de bus, maar enkel op het werk.

Let wel, indien u samen met andere bestuurders in het management van een vennootschap en/of vereniging zit, is het niet altijd raadzaam om uw (professionele) woonplaats te kiezen op de zetel van de rechtspersoon. In geval van interne conflicten wenst u de vertrouwelijke briefwisseling die daarmee gepaard gaat, liever thuis te ontvangen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan aangetekende zendingen inzake vergoedingen of ontslag. Op de zetel van de rechtspersoon kunnen medebestuurders immers ongewenst een kijkje meenemen.

Maak dus steeds een goede afweging en bekijk wat het best is in uw situatie.

Voor vennootschappen met één bestuurder waarbij de zetel gevestigd is op het privéadres heeft bovenstaande uiteraard weinig belang. U ontvangt uw briefwisseling dan sowieso op uw privéadres.

Bijkomend kan u er steeds voor opteren om de briefwisseling via e-mail te laten verlopen. Ook dit is een nieuwigheid onder het WVV en staat open voor zowel bestuurders als aandeelhouders.