Geldige factuur voor btw–doeleinden

Een factuur voor btw–doeleinden is slechts geldig wanneer deze enkele wettelijk verplichte vermeldingen bevat. Een ongeldige factuur brengt het recht op aftrek in gedrang. Wanneer u zelf foutief opgemaakte facturen uitreikt, riskeert u bovendien een administratieve boete van minimaal €25,00 per foutieve factuur (lijst van niet–proportionele geldboeten). U doet er bijgevolg altijd goed aan uw facturen te controleren.

De meest voorkomende fout op een ongeldige factuur is het ontbreken van het btw–nummer. Dit nummer begint met de letters “BE”, zoals bijvoorbeeld “BE 0123.456.789”. Een factuur met vermelding van het nummer dat niet wordt voorafgegaan door “BE” is principieel een ongeldige factuur.

Een geldige factuur bevat minstens de volgende wettelijk verplichte vermeldingen:

• De vermelding “factuur” of “creditnota”;
• De factuurdatum;
• Een opeenvolgend en uniek factuurnummer;
• Naam of maatschappelijke benaming, het juiste adres en het btw–nummer van de leverancier. Indien de leverancier een vennootschap betreft, moet eveneens de vennootschapsvorm, RPR en zetel van de rechtbank waar de vennootschap zetelt op het document worden vermeld;
• Naam of maatschappelijke benaming, juist adres en het btw–nummer van de klant;
• De  datum waarop de levering of dienst werd voltooid of de datum van ontvangst van de prijs of een deel ervan, wanneer deze verschillen van de factuurdatum;
• Per btw–tarief de maatstaf van heffing. Dit is het bedrag waarop de btw wordt berekend;
• Per btw–tarief de eenheidsprijs excl. btw en excl. kortingen indien deze niet in de eenheidsprijs zijn begrepen (maatstaf van heffing);
• Btw–tarief en het totaal bedrag per btw–tarief;
• Voldoende gedetailleerde omschrijving van de belastbare handeling met de gebruikelijke benaming van de geleverde goederen en van de verstrekte diensten, alsook hun hoeveelheid en het voorwerp van de diensten;
• Een verwijzing naar het vroeger uitgereikte stuk of stukken indien voor dezelfde handeling meerdere facturen of stukken worden uitgereikt of opgesteld;
• Vermelding van de wettelijke bepaling bij vrijgestelde handelingen of wanneer de btw niet in rekening wordt gebracht, vb. bij intracommunautaire leveringen, uitvoer, medecontractant, …;
• Specifieke bepalingen eigen aan de sector, bijvoorbeeld in de garagesector.

Een volledige lijst van wettelijk verplichte factuurvermeldingen vindt u in KB nr. 1 art. 5 W. BTW.