BTW op voorschotfacturen

De BTW is opeisbaar in de volgende twee gevallen :

• bij de levering van goederen en de verrichting van een dienstprestatie
• op het ogenblik van de betaling, indien deze gebeurt vooraleer de levering of dienst worden verricht.
  
   

De leverancier dient een factuur uit te reiken uiterlijk de 15de dag van de maand die volgt op die waarin dit tijdstip van opeisbaarheid zich voordoet.  De factuur is dus het gevolg van de opeisbaarheid der BTW.

De situatie van een voorschotfactuur, waarbij de leverancier of dienstverrichter zijn klant om een  betaling vraagt voordat er zich een belastbaar feit heeft voorgedaan, krijgt vanaf 01.01.15 een definitieve nieuwe regeling.

 

1.         Handelingen zonder verlegging van BTW

1.1.      In hoofde van de leverancier van goederen of dienstverrichter

1.1.1.   Wettelijke regeling (via 2 documenten)

Het voorschot wordt gevraagd aan de hand van een ander document dan een factuur, in feite een betalingsuitnodiging. Dit document vermeldt de BTW niet apart, vermeldt geen BTW-tarief en ook geen reden waarom er geen BTW werd aangerekend (1ste document van 2).

De factuur wordt later uitgereikt, uiterlijk de 15de dag van de maand die volgt op die waarin het tijdstip van opeisbaarheid der BTW zich voordeed, hetzij dus de levering, dienstverrichting of betaling (2de document van 2).

Indien de betalingsuitnodiging evenwel het bedrag van de BTW toch apart vermeldt, zal het document als een factuur  worden aangemerkt en bevindt men zich in de hieronder uiteengezette situatie (tolerantie via 1 document).

1.1.2.    Tolerantie met betrekking tot de voorschotfactuur (via 1 document)

Via deze tolerantie wordt het toegestaan dat de leverancier of dienstverrichter een factuur uitreikt vooraleer er zich een oorzaak van opeisbaarheid van BTW heeft voorgedaan.

Maximum 7 dagen:

Indien er zich maximum 7 dagen bevinden tussen het uitreiken van de voorschotfactuur en  het  plaatsvinden van het belastbaar feit (levering of dienst), voldoet de voorschotfactuur als definitieve factuur, zonder dat er bijkomende vermeldingen op de factuur moeten opgenomen worden.

Meer dan 7 dagen:

Indien er zich meer dan 7 dagen bevinden tussen het uitreiken van de voorschotfactuur en het plaatsvinden van het belastbaar feit (levering of dienst), moet de leverancier of dienstverrichter de vermoedelijke datum van opeisbaarheid van de BTW vermelden. Die verplichting kan worden voldaan door de geraamde betalingsdatum, de overeengekomen ultieme betalingsdatum, of indien eerder, de geraamde of geplande datum van de levering of dienst te vermelden.

Op deze wijze wordt de voorschotfactuur als een volledige factuur beschouwd en dient er geen tweede document te worden uitgereikt bij het opeisbaar worden van de BTW.

De leverancier of dienstverrichter heeft de verplichting om deze handeling op te nemen in de BTW-aangifte met betrekking tot de periode waarin de BTW opeisbaar is geworden. Dit veronderstelt een opvolging tussen het verkoopdagboek en het financieel dagboek. De leverancier of dienstverrichter mag echter, gemakshalve, ervoor kiezen deze handeling op voorhand op te nemen in de BTW-aangifte met betrekking tot de periode waarin de voorschotfactuur werd uitgereikt.

 

1.2.     In hoofde van de klant

1.2.1.  Wettelijke regeling

De klant kan zijn recht op aftrek pas uitoefenen wanneer de BTW opeisbaar is geworden voor zijn leverancier of dienstverrichter (levering /dienst of betaling) en wanneer hij in het bezit is van een geldige factuur.

Indien de klant zijn recht op aftrek onmiddellijk wil uitoefenen aan de hand van een voorschotfactuur/betalingsuitnodiging, moet hij een bewijs van zijn betaling kunnen leveren uiterlijk op het einde van de periode waarin de aftrek gebeurt.

1.2.2.   Tolerantie

Daarnaast kan het recht op aftrek worden uitgeoefend (via rooster 59 van de BTW-aangifte) aan de hand van een voorschotfactuur in de periodieke aangifte die betrekking heeft op de periode van deze voorschotfactuur, zonder dat er een bewijs van opeisbaarheid kan geleverd worden. De klant moet dus niet onmiddellijk bewijzen dat hij heeft betaald, of dat de levering of dienst hebben plaats gehad.

De klant beschikt over een tolerantieperiode van drie maanden (window periode), vanaf het einde van de maand waarin deze voorschotfactuur werd geleverd, om een bewijs van opeisbaarheid te leveren. Indien de BTW niet opeisbaar is geworden (omdat de betaling, levering of dienst niet zijn doorgegaan) , is de klant gehouden tot regularisatie van de afgetrokken BTW in de periodieke BTW-aangifte (via rooster 61) met betrekking tot de derde maand.

Wanneer de BTW uiteindelijk toch opeisbaar wordt nadat de regularisatie via rooster 61 is gebeurd, kan de BTW alsnog gerecupereerd worden via rooster 62.

 

2. Handelingen met verlegging van BTW  (andere dan IC handelingen)

Met betrekking tot de handelingen waarbij de klant schuldenaar is van de BTW, zijn dezelfde wettelijke regeling en voornoemde toleranties van toepassing.

Bij wijze van tolerantie zal de administratie geen kritiek uitoefenen wanneer de klant de BTW reeds voldoet met betrekking tot de periode waarin de voorschotfactuur werd uitgereikt en ook onmiddellijk zijn recht op aftrek uitoefent in dezelfde periodieke BTW-aangifte.

 

Conclusie

Vanaf 01.01.2015 wordt de definitieve regeling van kracht aangaande de opeisbaarheid van BTW op voorschotfacturen. Er dient aandacht geschonken te worden aan de correcte opmaak van deze voorschotfacturen, zoals de vermelding van een “vermoedelijke datum van opeisbaarheid” bij de keuze van de tolerantie.